Conviene tener su aceptación, guardada con fecha y forma, y una baja simple. Revisá con el área responsable de tu organismo las reglas que le apliquen.
Sector público
Cómo avisar a vecinos por WhatsApp desde un municipio
Para avisar a vecinos por WhatsApp desde un municipio se sigue un orden: definir el tipo de aviso, preparar la lista en un CSV, conseguir y registrar el consentimiento, armar la plantilla, elegir el momento de envío, atender las respuestas y revisar los resultados. En cada paso indicamos qué hace Textra.
Resumen
- Distinguí avisos informativos de avisos que piden una acción.
- El remitente tiene que ser reconocible para el vecino.
- La lista se arma desde una planilla que se exporta en CSV, con los teléfonos y los datos útiles.
- Anotá cuándo y de qué manera aceptó cada vecino, y dejá una baja fácil.
- Definí quién atiende las respuestas antes de enviar.
1. Definí el tipo de aviso
Los avisos de un municipio suelen ser de tres tipos: recordatorios (un turno, un vencimiento), avisos de un hecho que afecta a un barrio (una obra, un corte de servicio) y convocatorias (una reunión, una jornada).
Para cada tipo, escribí qué tiene que saber el vecino, qué tiene que hacer, si tiene que hacerlo, y hasta cuándo. Un aviso que no pide nada se redacta distinto de uno que pide una acción.
2. Elegí quién envía
El vecino tiene que reconocer de quién viene el mensaje. Usá un número de WhatsApp del organismo, con un nombre claro, y firmá cada aviso con el área que lo envía.
Los avisos de Textra salen por WhatsApp mediante la API oficial de Meta, desde el canal que configurás para tu organización.
3. Preparé la lista
Armá una tabla con el teléfono de cada vecino y los datos que vayas a usar para dividir o personalizar: barrio, tipo de trámite, fecha de turno. Exportala a CSV: cada dato en su columna y cada persona en su fila.
Revisá que los teléfonos estén completos y que cada persona figure una sola vez. Si un mismo aviso va solo a un barrio, esa columna te permite armar el grupo.
En Textra cargás ese CSV, que debe traer una columna de teléfono, y sumás atributos propios, que pueden ser de texto, de número o de sí/no. Con ellos definís segmentos, por ejemplo quienes viven en un barrio; antes del envío, la vista previa muestra cuántos contactos entran y una muestra.
4. Consentimiento
Conviene que cada vecino haya aceptado recibir avisos por este canal. Anotá cuándo y de qué manera lo hizo, y facilitá la forma de dejar de recibirlos. Revisá con el área responsable de tu organismo las reglas que le apliquen.
En Textra cada contacto tiene su registro de consentimiento: lo cargás vos manualmente o lo da la persona al contestar (por ejemplo SI o ACEPTO), y la baja queda anotada con palabras como CANCELAR, BAJA o STOP. Si la campaña es de marketing, Textra omite a los contactos que no tienen consentimiento registrado.
5. Armá la plantilla
Los avisos salientes se arman como una plantilla: un texto fijo con huecos que se completan para cada vecino. Escribí un mensaje corto, con el área remitente, el dato principal y, si hace falta, qué hacer.
En Textra la plantilla tiene una categoría, y los huecos pueden tomar un dato del contacto, como el nombre o la fecha del turno. Para decidir cuál corresponde, mirá la guía de categorías.
6. Elegí cuándo enviar
Mandá cuando el vecino pueda leer y actuar: un recordatorio de turno con días de anticipación, un aviso de obra antes de que empiece. Evitá la noche y los horarios en que el área no pueda atender las respuestas.
Textra deja elegir entre mandar ya o agendar un día y una hora a futuro; un envío agendado admite cambios o cancelación.
7. Atendé las respuestas
Muchos vecinos van a contestar. Decidí antes quién lee esas respuestas, con qué plazo y qué se contesta de forma estándar.
Textra trae un agente de IA capaz de contestar por ese canal a quienes escriben de vuelta, según las instrucciones que definís. Si la consulta lo exige, el agente la pasa a alguien del área, que recibe un aviso y puede hacerse cargo de la conversación.
8. Revisá los resultados
Después del envío, revisá cuántos mensajes llegaron, a quiénes no, y qué respondieron. Los números sin entrega y las bajas son datos para depurar la lista.
En Textra ves, destinatario por destinatario, si el mensaje se entregó, y hay reportes de la campaña.
Ejemplo ilustrativo
Un caso, paso a paso
- El área de obras tiene que avisar a los vecinos de dos calles que habrá un corte de servicio el jueves. Es un aviso de un hecho que afecta a un barrio.
- Exporta de su planilla un CSV con teléfono, calle y nombre, y lo importa. Arma un segmento con las dos calles y mira en la vista previa cuántos contactos entran y una muestra.
- Elige una plantilla con el nombre del vecino, la calle, el día y un teléfono de consultas, y deja agendado el envío con dos días de anticipación.
- Las respuestas llegan a la conversación; las dudas simples las contesta el agente y las demás pasan a una persona del área.
- Después del envío, el área mira cómo quedó la entrega y quita de la lista los números que no recibieron nada.
Preguntas frecuentes
En una planilla con el número de cada persona y las columnas útiles para segmentar, exportada como CSV. Textra carga CSV; los archivos de Excel no se aceptan.
Definí antes quién las lee y en qué plazo. En Textra el agente puede resolver las dudas simples y pasar el resto a alguien del área.
Sí. En Textra podés agendar el envío para un día y una hora futuros, y modificarlo o cancelarlo antes de que salga.
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